Author: SLtet7uK (page 2 of 15)

インバスケット式「選択と集中」の技術について

仕事を8割捨てていい?ジャック・ウエルチ氏の功績

企業が新しく設備導入する、また業務フローの見直しを行うということで、業務の効率を改善することは可能です。
仕事を効率化することで生産性を向上させ、少ない人数の企業でも多大な利益を出すことも可能ですし、利益率を改善するということもできます。

この業務の中で最も大切になる事が選択と集中であるとしているのは、ジャック・ウエルチという方です。

GE社の元社長であるジャック・ウエルチ氏は、業界ナンバーワン、ナンバーツーになる事が出来ない事業は売却、撤退することという基本方針を打ち出し、無駄な仕事をしない、撤退や売却によって浮いた力をナンバーワン、ナンバーツーの事業に集中させるということで、GE社を革新的企業に道敷いた人です。

選択と集中は企業全体以外にも、社員一人一人がしっかりと自分の仕事に活かすことで、業務効率は大きく向上するといいます。

8割が無駄になっているという事実

1日8時間の労働をしている中で、本当に意味ある仕事となるのは1時間程度に集約できるかもしれないといいます。

1日で行う仕事を緊急かつ重要、緊急ではないが重要、緊急だが重要ではない、緊急でも重要でもないという4つに分類する、この時間管理マトリクスは7つの習慣という本にも取り上げられているものです。

これによって仕事を振り分けていくと、本当に必要な仕事は仕事全体の2割程度、残りの8割は必要ない仕事、8対2の法則パレートの法則に当てはまるというのです。

この必要ではない8割の仕儀とを辞めてしまって問題ない仕事なのだからときっぱりやめる、若しくは人に預けるという選択を行います。
これまで毎日行ってきた仕事を止めるということには勇気が必要となりますが、生産性が上がる行動ではないので、キレイにストップします。

捨てるということはなかなか難しい事なのですが、この捨てるというワードがポイントなのです。
捨てることによって生まれた8割の労力を必要な2割につぎ込む、つまり選択と集中をしっかり行うことで、圧倒的に仕事の効率が上がるといわれているのです。

日本人の美徳、たくさん抱えることが美徳という考え方を捨てる

日本人はこれまでとにかく沢山の時間働くこと、残業すること、忙しくすることが美徳としてきました。
これはお金を使うことなく貯蓄する、多くのものを保有する、捨てることはよくないことということも同じです。

日本人にとって美徳とされる考え方も、欧米諸国にとって働くことに当てはめるとどうしてこんなに効率の悪い事を行っているのか?と疑問を持たれるのです。

捨てる物、止めることを明確にすることが必要ですが、捨てることにも美徳有と考えることがまず、必要な事でしょう。

どう捨てていくかを考える

何を捨てて何を残せばいいのか、まずは法律、ルールで残すことが決まっているものは捨てません。
一週間以内に利用するもの、これを捨てることで業務に支障が出る物、これも捨てません。

もしかすると必要かも?将来的に必要になるかも?というものは全て捨てます。
何もかもとっておく方が安心という日本人のビジネスにおける今までの感覚を捨てて、将来的に必要になるだろうというものは取っておく必要がないと考えます。

物を貰う機会がある時にも、受け取る時員も持っておいて損はないか?というレベルのものについて、受け取らない、貰わないようにすれば捨てるものが増えません。

商品を作り出すときにも、この選択する、捨てるという観念を持っていれば、本当に売れる必要のあるものに集中し、必要ない売れない物を作らないということにもつながります。

書類の契約もクラウド化?クラウドサインとは

フィンテック、リーガルテックとはどういう意味?

フィンテックという言葉はファイナンスとテクノロジーをあわせた言葉で、リーガルテックというのはリーガルとテクノロジーをあわせた言葉です。
契約などを行う際に法務に関係する手続き、これにテクノロジーを組合せるという取り組みをリーガルテックといいます。

契約などの法務については難しいこともあり、素人では判断できないこと、困難な事も多いのですが、こうしたリーガルテックを利用することで、契約の手続きなどを簡単にクラウドで処理できるサービスがあります。

このサービスの中でももっとも使いやすい、使い勝手のいいサービスだと注目されているのがクラウドサインというサービスで、上場企業「弁護士ドットコム」の運営によるものです。

クラウドサインでもっと簡単に契約作業を行う

クラウドサインの特徴を一言でいえば、契約書の電子化が簡単にでき、そのファイルをクラウド上で管理できるというものです。

これまで紙で管理してきた契約書を廃止し、契約書に印鑑を押す手間が無くなり、書類の保管場所に困る事もなく、効率よく契約書を管理できるようになります。
紙の契約書が膨大な企業などは保管場所が必要なくなるメリットもありますし、郵送代金の節約などにもつながります。

このクラウドサインによって締結した契約書は正式なものとして法的にも認められているので安心して利用できるのです。

日本の法律をみると基本的に契約方式は自由とされています。
ただ例外的に書面による契約が必要という場合もあるので、不安があるという方は弁護士さんなどに相談されるといいでしょう。

印紙税、郵送費用は案外かかっているもの

業種によっては契約を交わすことが多く、契約内容によっては紙の契約書の場合、印紙税を貼付することが必須となります。
電子データの場合、印紙税は不要、クラウドサインを利用すれば、印紙税を節約できるのです。

弁護士向けサービスを提供している弁護士ドットコムが提供するシステムなので、この点についても問題がないとされています。

電子によってやり取りできるデータなので、紙の契約書を郵送し、返送封筒に切手を貼って送るということも無くなり、郵送コストの削減も期待できる方法です。

気になるのはセキュリティ

契約書を電子データとして扱いクラウド上で管理するとなると気になるのがセキュリティの問題です。

クラウド型会計ソフトなども多くなっていますが、いずれも100%安全というものは存在しないという状態です。

しかし強力な暗号化を利用しこうした大切なデータを保護することが行われていますので、安全性が高いといえると思います。
ただ100%ではないので、ある程度リスクがあると考えて利用することが必要です。

自社サーバにアクセスされ大切なデータが盗まれた、流出した、事務所に保管してある契約書などの大切なものが盗難被害にあわないか?という心配をするよりも、セキュリティが強固なクラウド型データセンターに預ける方が安心という方も多いです。

こうしたクラウド型データサービスは多重バックアップを行っていますので、紛失というリスクは少なく、安全性が高いと利用される方も多くなっています。

小規模法人なら無料で利用できる

契約書の痩身がそれほどない、月10件いかないというような小規模法人なら、契約書1件の送信が無料ですし、月10件まで利用できます。

法人向けとしては有料プランがありますが、リーズナブルな価格で、契約書の送信件数無制限、テンプレート機能や複数ユーザーで関rにする機能なども利用出来ます。

社員や取引先とのコミュニケーションに動画を取り入れる

取引先とのコミュニケーション手段に何を使っていますか?

仕事を行っていく中で、上司や部下、部署内で情報を共有するということは多々あります。
その時の伝達方法は、電話、メール、チャット、会議による口頭、スカイプなどの動画会議、さらにファックスなどが利用されています。

メール、電話というよりもより速く相手に対して簡潔に正確な情報を伝達するため位はどのような方法があるのか、これはビジネスの上で非常に重要な事です。

コミュニケーションをしっかり取るということは、企業内でも取引先との間でも必要不可欠な事です。
営業の方の中には、このコミュニケーション手段を自分自身で限定している人もいて、これはどうなのか?と思うことも少なくありません。

例えば緊急性が高いのにメールしかよこさない、文書にするとわかりにくく何度も聞き直しのメールが必要となるのに電話でのコミュニケーションはとらない、これでは営業効率がひどく悪い状態です。

動画メッセージを有効活用する

こうしたコミュニケーション手段について、現在注目されるのは動画メッセージによる意思伝達です。

動画を利用することでわからない部分は何度も繰り返し見ることができ、簡潔に物事、情報を伝えることが出来ます。

メリットとしてはメールや電話の様に双方向のコミュニケーションではないので、指示、伝達、説明をしたい時に活用できるという点、説明が複雑になりそうな時に利用できる点、また映像や資料を実際に診てもらう必要がある時利用できるという点、さらに緊急性がないなら都合のいい時間に診てもらえるという点です。

ただ動画ファイルならではのデメリットもあります。
録画ファイルなのでどうしても容量が重くなり、動画を見るのに時間がかかるということです。

しかしこのうち、録画ファイルが重くなるという容量についてはファイル共有ソフトがあるので、URLを発行することで大容量でも問題合ありません。
相手は共有URLをクリックしパソコンやタブレット、スマートフォンなどで動画を見ることができます。

録画した動画を見る為に時間がかかるというデメリットについては、10分の動画を作れば相手の時間を10分使わなくてはならないということになります。

そのため、内容はメールでしっかりと文章によって伝えて、動画などで要件を伝える場合、手短に端的に、長くても10分で作るということを考えておくといいと思います。

こうした動画撮影については今様々なソフトが出ているので、こうしたソフトを活用することで、楽に動画をコミュニケーションツールとして活かせるようになると思います。
しっかりと相手の事を考え、手短に伝える内容なのか、緊急性があるのか、それともじっくり見てもらうことが必要なのか、それによってツールを変えていくといいでしょう。

自社ブログを書く際のポイント

自社ウエブサイトを持っている企業が多くなっている現代

広告のため、また企業の商品などを発信していくために、インターネット上に自社ウエブサイトを持っている企業は多くなっていますし、これが企業にとって必須といわれることもあります。

自社サイトをうまく運用することで、インターネットを利用し幅広く世界各地の顧客をつかむことも夢ではなく、広告宣伝に多額の費用を費やすよりもずっとコストもかからない方法として多くの企業が導入しています。

また企業によってはブログ、SNSなどを利用しより多くのお客様に新しい情報をどんどん発信している所もあり、昔だったら考えられないことですが、本当に小さな規模の企業なのに世界各地の人が注目する、その企業の商品がそこを突くほど売れるということもあるのです。

ただインターネットに関しては多くの方が情報発信ということに利用されているため、集客できるかどうかということが問題になります。
そのためある程度の費用をかけて労力を使った割には集客コストがかかりすぎると悩む経営者も多いのです。

お金を使ってきれいなサイトよりも丁寧に時間をかけて書いたブログ

サイト運営を行う場合、最近は見やすくてきれい、商業的なサイトよりも、時間をかけてじっくり丁寧に作った企業のブログなどの方がより集客につながるといわれています。
見栄えのいいサイトを作り、情報を常に更新することができていればもちろんそれが集客のポイントになることは事実です。

しかしWEBサイトをWEBデザイナーに作ってもらうコストは意外にかかり、継続的、定期的に内容を変えていく維持費もかかりすぎると考えている経営者が多いようです。

無料ブログのアカウントを取得、そこに内容の深いコンテンツを作り見てもらう、これがお客様の心をつかむことでお金をかけずとも集客できる要因となるのです。

では実際に、サイトにどのような事を書いていけば、集客できる企業ブログとなっていくのでしょうか。

ノウハウを惜しみなく伝えてくれる企業ブログ

例えば自社が持っている何か特殊なノウハウを惜しみなく伝えるということで集客が格段に上がったという企業もあります。

例えば掃除関連の商品を扱っている企業のブログで、掃除の正しい方法、ワックスはどうかけるとプロが行ったようになるのか、エアコンの清掃はどんなふうに行うとセルフでできるのか、こうした素人が知らない細かいノウハウを掲載するのです。

知っているようでなるほどこうすればいいのかと思うことが掲載されていると、このブログ、次回もしっかり読んでみようとお気に入り登録する人が多くなり、定期的に読んでくれるようになります。

個客に役だつ情報、自社の気持ち、願いをしっかり伝えてくれる内容、スタッフが顔を見せて職場の日常などを紹介してくれるなどがあると、非常に身近な存在と感じて、毎日ブログを開くようになるといいます。

質の高い写真、真似したいと思う素敵な写真

芸能人のブログでも内容があまり書かれていないブログが人気になる事があります。
これは、美しく洗練された魅力ある写真が掲載されており、自分の真似してSNSにアップしてみたい、こういう写真が撮りたい等思うからこそ閲覧数が上がるのです。

企業がブログの写真を撮影して掲載する時には、スマートフォンの写真機能フィルタを使うとか、オシャレな空間を作って光をよく当てて撮影するなど工夫してみます。

写真素材は有料素材の方がよりプロ仕様となっていますし魅力的なものが多いです。
こうした写真を利用することも、企業ブログをみてもらう要素となります。

ペーパーレス会議でコスト削減

エコは広がっている「ペーパレス会議」を成功させる秘訣

今はどの企業でもエコということを考慮した取り組みが続けられています。
企業は多くの紙、ペーパーを利用しますが、社内で利用するものや、部署だけで回覧するプリントなどは、ファックスや失敗コピーの裏に印刷するなど、用紙の削減にも力を入れている企業が多くなっています。

でも企業で会議というとき、資料作成の際どうしても多くの用紙を利用します。
大手企業の役員会議というと、とんでもない厚みの資料が役員の人数分用意されます。
こうしたことを考えると、企業が利用する紙の量はかなりの量になると予測されます。

しかしこうした紙は後に捨てる事にもなり、会議資料となると表に出すことができないのでシュレッダーにかけるなどして捨てることになります。
全くエコではありません。
そのため、最近は紙を利用しないペーパーレス会議を導入する企業も多くなっています。
これは紙を節約するということにプラスして、事前準備の時間の削減や整理、保管という面から見ても有効的なことです。

コストに関する周知徹底

ペーパーレス会議をスムーズに導入するとき、この会議がいかにコスト削減になるということを徹底して理解してもらうことが必要です。

紙代をケチるなんてと考える人もいると思いますが、紙代、プリント費用の削減だけではなく、会議の後、資料保管場所に悩むということもなくなりますし、資料作成、更新の時間を削減できること、議事録の共有についてもデータ管理となるのでたやすくなることなど、個人の時間を削減する、作業を楽にするということにつながるということも、理解してもらわなくてはなりません。

ペーパーレス会議がセキュリティに関しても優位だということを知ってもらう

ペーパーレスで会議するとき、セキュリティはどうなの?と心配される声もあります。
しかし、紙の資料の場合、事前配布、また持ち帰ってしまった、さらに紛失したというトラブルもありますし、盗難という危険性も秘めています。

モバイルコンテンツ管理のソフトの導入やセキュリティをシステム的に確保するということで、より高いセキュリティの中、資料を利用できるようになるのです。
つまり、紙よりもずっと安全性が高いということも周知徹底すべきです。

ペーパーレス会議の導入はかなり面倒、セキュリティ面で問題があると思っている企業なども多いのですが、紙媒体の場合、人が管理する、保管するということ、また所有している人が多数存在し、ペーパーレスの場合のようにデータを一元管理できないため、セキュリティは紙媒体にこそ問題があると考えるべきです。

ペーパーレス会議を行うことの意義を、しっかりと会議参加者に理解してもらうことが会議成功の秘訣となるのです。

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