取引先とのコミュニケーション手段に何を使っていますか?

仕事を行っていく中で、上司や部下、部署内で情報を共有するということは多々あります。
その時の伝達方法は、電話、メール、チャット、会議による口頭、スカイプなどの動画会議、さらにファックスなどが利用されています。

メール、電話というよりもより速く相手に対して簡潔に正確な情報を伝達するため位はどのような方法があるのか、これはビジネスの上で非常に重要な事です。

コミュニケーションをしっかり取るということは、企業内でも取引先との間でも必要不可欠な事です。
営業の方の中には、このコミュニケーション手段を自分自身で限定している人もいて、これはどうなのか?と思うことも少なくありません。

例えば緊急性が高いのにメールしかよこさない、文書にするとわかりにくく何度も聞き直しのメールが必要となるのに電話でのコミュニケーションはとらない、これでは営業効率がひどく悪い状態です。

動画メッセージを有効活用する

こうしたコミュニケーション手段について、現在注目されるのは動画メッセージによる意思伝達です。

動画を利用することでわからない部分は何度も繰り返し見ることができ、簡潔に物事、情報を伝えることが出来ます。

メリットとしてはメールや電話の様に双方向のコミュニケーションではないので、指示、伝達、説明をしたい時に活用できるという点、説明が複雑になりそうな時に利用できる点、また映像や資料を実際に診てもらう必要がある時利用できるという点、さらに緊急性がないなら都合のいい時間に診てもらえるという点です。

ただ動画ファイルならではのデメリットもあります。
録画ファイルなのでどうしても容量が重くなり、動画を見るのに時間がかかるということです。

しかしこのうち、録画ファイルが重くなるという容量についてはファイル共有ソフトがあるので、URLを発行することで大容量でも問題合ありません。
相手は共有URLをクリックしパソコンやタブレット、スマートフォンなどで動画を見ることができます。

録画した動画を見る為に時間がかかるというデメリットについては、10分の動画を作れば相手の時間を10分使わなくてはならないということになります。

そのため、内容はメールでしっかりと文章によって伝えて、動画などで要件を伝える場合、手短に端的に、長くても10分で作るということを考えておくといいと思います。

こうした動画撮影については今様々なソフトが出ているので、こうしたソフトを活用することで、楽に動画をコミュニケーションツールとして活かせるようになると思います。
しっかりと相手の事を考え、手短に伝える内容なのか、緊急性があるのか、それともじっくり見てもらうことが必要なのか、それによってツールを変えていくといいでしょう。