企業活動の中で文書はつきもの、でも管理に困る

企業活動の中では様々な文書があり、その文書を法律に従い保管しておかなければならないということもあります。
契約書、また領収書や請求書などは保管しておくべき期間が決まっていますので、この保管場所などに悩む企業も多いのです。

これまでは紙の書類をファイルし、書架、書庫などに保管してきたのですが、何より紙の文書の保管は場所を取ります。
さらにISOの取得によって文書保存が義務付けられている企業もあり、PL法への対応井のため保管が必須となっている企業も少なくありません。

皆さんは保存と保管という言葉に違いがある事をご存知でしょうか。
文書などを段ボールに入れて倉庫に入れておくことは保存ですが、特定の文書をさがしたい時などは労力を使います。

利用することを前提として文書棚などを整理し、誰が見ても一目瞭然にわかるようにしておくのが保管です。
必要に応じ誰でも文書を気軽に探すことができます。

文書の保存期間とは?

文書の保管については企業によっても違いがありますが、税務的な事、人事、労務関係、総務、諸無関係など、法律に沿って保管が必要な事もあります。

税務関係なら法人税法や消費税法に関係のある文書、人事労務なら労働基準法や健康保険法、講師絵年金保険法などに関連する文書、総務庶務なら商法、商法特例法、また産業廃棄物処理法などに沿って文書を保管しておくことが義務付けられています。

文書を保存する期間については永久保存、10年、7年、3年などのそれぞれ法律によって保存か期間が決められていることもあり、企業によっては膨大な書類の数を保管しておく必要が出てきます。

効率よく文書を管理するためには

文書の保存を効率よく行うためには整理保管の方法の仕組みを作り、従業員が徹底して行う必要があります。

文書管理のルールを従業員、また携わる人がわかるように明確にしておくこと、文書管理を行うルールを熟知している責任者を設定しておくこと、文書整理の分類基準を決めてわかりやすくしておくことなどが挙げられます。

また最近では紙媒体ではなく、CDなどの電子媒体に保管するというケースも多くなっていますが、これも、誰が見てもわかるように整理、保管ルールを作っておくことが求められます。

重要書類の保管についても考えておく

経理、会計関係の帳簿、手形、などの重要書類には保管のルールと持ち出しについての強固で明確なルールを作っておきます。

特定の場所で整理、保管すること、緊急時に持ちだすときには責任者が指揮をとって行うこと、担当を決めてその担当者が持ち出すことなどを明確にしておきます。

またパソコンで電子管理する場合には、一元管理デハナクバックアップ用のメディアを利用し、遠隔地におくなどの二重管理体制が求められます。

データのコピーがあるかどうか、ソフトのコピーがあるかどうか、処理分散化しているかどうか、故障した場合メーカーの支援体制があるかどうか、耐震性、防水性、防火性は考えているか等もしっかりと管理システムを作っておくことが必要です。