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タブレットで会議を変える

会議、移動にコストがかかりすぎると悩む企業が多い

支店などを持つ企業は定期的に会議が必要となりますが、この時、支店などから本店に会議へ訪れる際の移動コスト、また会議室などが広ければいいのですが、大人数が入らないという状態なら、会議室をレンタルするコストも発生します。

例えば商品について品ぞろえなどを考え直す店長会議などを行うスーパーでも定期的に同じ場所で会議を行う必要が出てきます。
競争が激化する中、なるべく多くの店長の意見を短いスパンで聞いておきたいとするのですが、何より移動などの費用面で問題が起きます。

本社まで遠いお店からは1時間から2時間の移動時間がかかる、資料を作る、会場を作るという費用も掛かる、スタッフの時間も取られることになる、資料の印刷コストなども考えるとかなりのコストが必要となる、こうしたことはどの企業、店舗でも悩みの種になります。

タブレットを利用することによって解決策が見えてくる

こうした時に注目されるのがタブレットです。
タブレットを導入することによって毎日読むことが必要な資料、帳簿類の送信などが必要なくなり、ペーパーレス化が進みます。

このタブレットはこうしたペーパーレス化で導入したという企業も多いのですが、実際にはこうしたこと以外にも多数のメリットがあるとして注目されているのです。

タブレットにグループウエアなどを導入し活用することで、会議用の資料、関連情報を共有することが可能となり、資料をあらかじめ共有ファイルなどに保存し共有用のURLを通知することで無理なく容量にも関係なく資料などを閲覧できるようになります。

閲覧履歴、また権限を付けることで見られないように設定する、見たことを確認するということもでき、情報の共有や資料内容の把握が容易にできるようになります。
タブレットはどこでも持ち運びができるので、どこにいてもこうした共有ができるようになり仕事の効率が格段にアップします。

ビデオ会議で移動コスト等の負担をなくす

タブレットとビデオ会議に必要なシステムを導入すれば、簡単にどこにいてもビデオ会議ができるようになるので、これは企業、店舗にとって大きなコスト削減につながります。

音声はマイク付イヤホンを接続することでより聴きやすくなりますし、タブレット内蔵のカメラによって実際の商品をみたり、情報をみることができます。

こうしたビデオ会議ができるようになったことで、遠方から本社に高いコストをかけて移動するということも無くなりますし、緊急で会議が必要という時でも対応でき、仕事の効率はかなりアップします。

こうしたビデオ会議を導入する企業や店舗は非常に多くなっていて、コスト削減、また情報の共有、ペーパーレス化など、様々なメリットを活かして業務出来るようになっています。

企業に求められる災害対策に必須なBCPとは

災害、企業にともめられる事業継続計画の重要性

阪神淡路大震災に新潟県中越地震、世界を震撼させた東日本大震災、さらに熊本地震、日本はこうした未曾有の自然災害を幾度も受けてきました。

世界で発生するマグニチュード6.0以上の地震の2割がこの日本で起きているという報告もあるくらいです。

この先、東海地震、東南海地震、首都直下型地震などの予想される大地震のパーセンテージも上がっているといわれている近年、個人はもとより企業は沢山の従業員を抱える責務を果たすだけの準備があるかどうか、事業継続計画の重要性について注目が集まっています。

この事業継続計画はBCPと呼ばれ、災害時、企業は災害にどう備えるべきなのか、各企業が積極的に取り組む課題とされています。

災害時、何が起こるか

東北地方が甚大な被害にあった東氏日本大震災の時には、各地域で交通混乱が起こり、特に首都東京は帰宅困難者がかなりの数発生するなど、この時になって初めてこういう混乱が起こることを多くの人が理解しました。

企業は各地域の工場、支店等、甚大な被害にあい再建にもかなりの年月を費やしました。
商品供給が出来なくなる企業も多く、その影響は市民生活にも直撃しました。

企業はこうした時どのようにBCPを考えていけばいいのでしょうか。
一つ、従来よりある防災の視点をしっかり考え、人命の安全確保、物的被害の軽減などの対策を積極的に行うことが挙げられます。

また次に事業継続の支店から、災害発生後、迅速にどのようにして事業再開を果たせるのかを準備しておく必要があります。

企業存続はBCPにかかっている

災害発生後、事業を継続、早期復旧するためにはどのような事が必要なのか、これをしっかり計画することをBCPといいます。

中小企業庁は中小企業BCPガイドをホームページで公開しています。
BCP導入無の企業と導入済みの企業を想定し比較したものが掲載されており、これはかなり参考になります。

例えば製造業の場合で平日の早朝に大規模地震が発生したら?BCPの導入がない企業では当日はほとんどの機器が転倒し、従業員の安否確認もままならず納品先の連絡不能、判明後も電話が不通状態となります。

多くの従業員が1ヵ月くらい出社できなくなり原材料の仕入れ工場なども全壊し、大手納品先は別の企業に切り替えるなどの連絡も来るでしょう。
数カ月たって設備復旧しても受注が戻ることなく会社規模を縮小、従業員の多くを解雇することにもなります。

BCPを導入している企業を仮想すると、地震当日アンカー固定が住んでおり機器の転倒などまぬかれる事が出来た、安否確認は計画通り伝言ダイヤルを利用し確認でき、取引先について最寄営業所などに事情説明に行くことができます。

数日たって従業員が地域活動を終えて三日で、交代制による出社を果たし、原材料はBCPの計画通り他企業から代替え調達でき、数日後1ヵ月で全面復旧可能と報告できます。
数カ月たち準備しておいた資金から月給などの賃金を支払い、復旧応援を同業組合から受けることもでき、全面復旧、受注も通常通りとなる、という予測ができます。

この違いの大きさを理解できれば、BCPの導入は不可欠と考えられます。
従業員を守る、また企業存続のために不可欠なBCPを今からしっかりと計画し、大災害にあっても簡単には崩れない企業となっておきましょう。

インバスケット式「選択と集中」の技術について

仕事を8割捨てていい?ジャック・ウエルチ氏の功績

企業が新しく設備導入する、また業務フローの見直しを行うということで、業務の効率を改善することは可能です。
仕事を効率化することで生産性を向上させ、少ない人数の企業でも多大な利益を出すことも可能ですし、利益率を改善するということもできます。

この業務の中で最も大切になる事が選択と集中であるとしているのは、ジャック・ウエルチという方です。

GE社の元社長であるジャック・ウエルチ氏は、業界ナンバーワン、ナンバーツーになる事が出来ない事業は売却、撤退することという基本方針を打ち出し、無駄な仕事をしない、撤退や売却によって浮いた力をナンバーワン、ナンバーツーの事業に集中させるということで、GE社を革新的企業に道敷いた人です。

選択と集中は企業全体以外にも、社員一人一人がしっかりと自分の仕事に活かすことで、業務効率は大きく向上するといいます。

8割が無駄になっているという事実

1日8時間の労働をしている中で、本当に意味ある仕事となるのは1時間程度に集約できるかもしれないといいます。

1日で行う仕事を緊急かつ重要、緊急ではないが重要、緊急だが重要ではない、緊急でも重要でもないという4つに分類する、この時間管理マトリクスは7つの習慣という本にも取り上げられているものです。

これによって仕事を振り分けていくと、本当に必要な仕事は仕事全体の2割程度、残りの8割は必要ない仕事、8対2の法則パレートの法則に当てはまるというのです。

この必要ではない8割の仕儀とを辞めてしまって問題ない仕事なのだからときっぱりやめる、若しくは人に預けるという選択を行います。
これまで毎日行ってきた仕事を止めるということには勇気が必要となりますが、生産性が上がる行動ではないので、キレイにストップします。

捨てるということはなかなか難しい事なのですが、この捨てるというワードがポイントなのです。
捨てることによって生まれた8割の労力を必要な2割につぎ込む、つまり選択と集中をしっかり行うことで、圧倒的に仕事の効率が上がるといわれているのです。

日本人の美徳、たくさん抱えることが美徳という考え方を捨てる

日本人はこれまでとにかく沢山の時間働くこと、残業すること、忙しくすることが美徳としてきました。
これはお金を使うことなく貯蓄する、多くのものを保有する、捨てることはよくないことということも同じです。

日本人にとって美徳とされる考え方も、欧米諸国にとって働くことに当てはめるとどうしてこんなに効率の悪い事を行っているのか?と疑問を持たれるのです。

捨てる物、止めることを明確にすることが必要ですが、捨てることにも美徳有と考えることがまず、必要な事でしょう。

どう捨てていくかを考える

何を捨てて何を残せばいいのか、まずは法律、ルールで残すことが決まっているものは捨てません。
一週間以内に利用するもの、これを捨てることで業務に支障が出る物、これも捨てません。

もしかすると必要かも?将来的に必要になるかも?というものは全て捨てます。
何もかもとっておく方が安心という日本人のビジネスにおける今までの感覚を捨てて、将来的に必要になるだろうというものは取っておく必要がないと考えます。

物を貰う機会がある時にも、受け取る時員も持っておいて損はないか?というレベルのものについて、受け取らない、貰わないようにすれば捨てるものが増えません。

商品を作り出すときにも、この選択する、捨てるという観念を持っていれば、本当に売れる必要のあるものに集中し、必要ない売れない物を作らないということにもつながります。

書類の契約もクラウド化?クラウドサインとは

フィンテック、リーガルテックとはどういう意味?

フィンテックという言葉はファイナンスとテクノロジーをあわせた言葉で、リーガルテックというのはリーガルとテクノロジーをあわせた言葉です。
契約などを行う際に法務に関係する手続き、これにテクノロジーを組合せるという取り組みをリーガルテックといいます。

契約などの法務については難しいこともあり、素人では判断できないこと、困難な事も多いのですが、こうしたリーガルテックを利用することで、契約の手続きなどを簡単にクラウドで処理できるサービスがあります。

このサービスの中でももっとも使いやすい、使い勝手のいいサービスだと注目されているのがクラウドサインというサービスで、上場企業「弁護士ドットコム」の運営によるものです。

クラウドサインでもっと簡単に契約作業を行う

クラウドサインの特徴を一言でいえば、契約書の電子化が簡単にでき、そのファイルをクラウド上で管理できるというものです。

これまで紙で管理してきた契約書を廃止し、契約書に印鑑を押す手間が無くなり、書類の保管場所に困る事もなく、効率よく契約書を管理できるようになります。
紙の契約書が膨大な企業などは保管場所が必要なくなるメリットもありますし、郵送代金の節約などにもつながります。

このクラウドサインによって締結した契約書は正式なものとして法的にも認められているので安心して利用できるのです。

日本の法律をみると基本的に契約方式は自由とされています。
ただ例外的に書面による契約が必要という場合もあるので、不安があるという方は弁護士さんなどに相談されるといいでしょう。

印紙税、郵送費用は案外かかっているもの

業種によっては契約を交わすことが多く、契約内容によっては紙の契約書の場合、印紙税を貼付することが必須となります。
電子データの場合、印紙税は不要、クラウドサインを利用すれば、印紙税を節約できるのです。

弁護士向けサービスを提供している弁護士ドットコムが提供するシステムなので、この点についても問題がないとされています。

電子によってやり取りできるデータなので、紙の契約書を郵送し、返送封筒に切手を貼って送るということも無くなり、郵送コストの削減も期待できる方法です。

気になるのはセキュリティ

契約書を電子データとして扱いクラウド上で管理するとなると気になるのがセキュリティの問題です。

クラウド型会計ソフトなども多くなっていますが、いずれも100%安全というものは存在しないという状態です。

しかし強力な暗号化を利用しこうした大切なデータを保護することが行われていますので、安全性が高いといえると思います。
ただ100%ではないので、ある程度リスクがあると考えて利用することが必要です。

自社サーバにアクセスされ大切なデータが盗まれた、流出した、事務所に保管してある契約書などの大切なものが盗難被害にあわないか?という心配をするよりも、セキュリティが強固なクラウド型データセンターに預ける方が安心という方も多いです。

こうしたクラウド型データサービスは多重バックアップを行っていますので、紛失というリスクは少なく、安全性が高いと利用される方も多くなっています。

小規模法人なら無料で利用できる

契約書の痩身がそれほどない、月10件いかないというような小規模法人なら、契約書1件の送信が無料ですし、月10件まで利用できます。

法人向けとしては有料プランがありますが、リーズナブルな価格で、契約書の送信件数無制限、テンプレート機能や複数ユーザーで関rにする機能なども利用出来ます。

社員や取引先とのコミュニケーションに動画を取り入れる

取引先とのコミュニケーション手段に何を使っていますか?

仕事を行っていく中で、上司や部下、部署内で情報を共有するということは多々あります。
その時の伝達方法は、電話、メール、チャット、会議による口頭、スカイプなどの動画会議、さらにファックスなどが利用されています。

メール、電話というよりもより速く相手に対して簡潔に正確な情報を伝達するため位はどのような方法があるのか、これはビジネスの上で非常に重要な事です。

コミュニケーションをしっかり取るということは、企業内でも取引先との間でも必要不可欠な事です。
営業の方の中には、このコミュニケーション手段を自分自身で限定している人もいて、これはどうなのか?と思うことも少なくありません。

例えば緊急性が高いのにメールしかよこさない、文書にするとわかりにくく何度も聞き直しのメールが必要となるのに電話でのコミュニケーションはとらない、これでは営業効率がひどく悪い状態です。

動画メッセージを有効活用する

こうしたコミュニケーション手段について、現在注目されるのは動画メッセージによる意思伝達です。

動画を利用することでわからない部分は何度も繰り返し見ることができ、簡潔に物事、情報を伝えることが出来ます。

メリットとしてはメールや電話の様に双方向のコミュニケーションではないので、指示、伝達、説明をしたい時に活用できるという点、説明が複雑になりそうな時に利用できる点、また映像や資料を実際に診てもらう必要がある時利用できるという点、さらに緊急性がないなら都合のいい時間に診てもらえるという点です。

ただ動画ファイルならではのデメリットもあります。
録画ファイルなのでどうしても容量が重くなり、動画を見るのに時間がかかるということです。

しかしこのうち、録画ファイルが重くなるという容量についてはファイル共有ソフトがあるので、URLを発行することで大容量でも問題合ありません。
相手は共有URLをクリックしパソコンやタブレット、スマートフォンなどで動画を見ることができます。

録画した動画を見る為に時間がかかるというデメリットについては、10分の動画を作れば相手の時間を10分使わなくてはならないということになります。

そのため、内容はメールでしっかりと文章によって伝えて、動画などで要件を伝える場合、手短に端的に、長くても10分で作るということを考えておくといいと思います。

こうした動画撮影については今様々なソフトが出ているので、こうしたソフトを活用することで、楽に動画をコミュニケーションツールとして活かせるようになると思います。
しっかりと相手の事を考え、手短に伝える内容なのか、緊急性があるのか、それともじっくり見てもらうことが必要なのか、それによってツールを変えていくといいでしょう。

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