Category: 人件費削減 (page 2 of 2)

定型業務をアウトソーシングしてみる

営業

思い切った経費削減を

経費削減を考えるなら、思い切って定型業務をアウトソーシングしてみるという方法もあります。

現在の日本の法律においては、企業が人を雇うときの形態は正規雇用としての正社員が前提となっており、正社員への手厚い福利厚生への手当の大部分は企業側が負担をしなくてはいけません。

ですが最近ではそのような従来型の過剰ともいえる「勤務手当+福利厚生手当」を支払うことを嫌った企業の多くで、業務を担当する人の多くを非正規雇用社員に切り替える動きが出てきています。

非正規雇用社員の社会的地位などの問題は議論すべき点はあるかもしれません。
ですが、本来業務を担当する正規社員が専門的分野の業務に専念できるように単純業務部分を非正規雇用社員であるパート・アルバイト、派遣社員に任せるようにするのは、経費削減策において定石となっています。

定型業務とは、本来誰が担当しても問題なくこなすことができるはずの業務のことです。
はず、とつけたのは多くの中小企業などにおいては本来であれば誰でも担当可能な経理や営業アシスタントなどの業務内容について、「長年やっているから」という理由で他の人に業務内容を教えなかったり意図的に手順をオープン化していなかったりするケースが多いためです。

個人ではなく、会社のことをみる

営業においても、他の営業社員に売上をもっていかれないために、独自のテクニックや販売ルートを自社社員に対しても隠し通している従業員がたまにみられます。

ですが、経費削減においてはこの個人や部門ごとの壁が社内のヒトやモノ、カネの動きを大きく阻害する要因となってしまいます。

経理における単純な打込み業務や営業販売ツールの情報はできるだけオープンにさせ、誰にでも代替ができるようにシステムを整えておくことは業務改善にも役立ちます。

まずは普段何気なくやっている仕事を洗い出し、その中で「その人にしかできないこと」と、「他の人にもできること」を仕分けてそこから経費削減策を考えていきましょう。

正社員として雇用する人、中でもマネジメントや営業戦略にたずさわる人は、できる限り日常の煩雑な単純作業を外部に任せ、本来業務に専念できるように環境を作るようにしなくてはいけません。

煩雑な定型業務については早い段階でマニュアルを作成し、突然の退職や休みとなってもすぐに体制を整えることができるようにしていきましょう。
定型業務としてきちんとまとめることができれば、そのまままるごとアウトソーシングとして外注することも可能です。

労働時間を正確に管理する戦略的経費削減

タイムカード

細かい数字に気を配る

長年中小企業の経営に携わってきた社長さんでも、意外に財務諸表の読み方といった数字の部分に苦手意識を持っている人も多いようです。

ある程度自然に売上が確保できていた時代であればそれほど細かい数字に気を配らなくても、自然に会社を継続できていたので創業期にそれほど熱心に経理や財務について勉強をしなくてもよかったという時代的背景も関係あるでしょう。

ですが、現在の不景気の中においては、かなり細かい数字の動向にまで気を配っていないとある日突然に経営が停止してしまうような事態に巻き込まれてしまうかわかりません。

中でも最近の経費削減のための経営努力で最も重要視されているのが勤怠管理における数字です。

勤怠管理では現在社内業務に携わる人の勤務状況を確認するとともに、どの仕事にどれくらいの時間をかけて行っているかの計算も行われます。

従来型の勤怠管理システムでは、出社時刻と退社時刻、途中外出や休憩時刻などを都度カードを差し込んで打刻記録をする方法で行ってきました。

それと同時並行的に、どの業務をどの時刻に行っていたかということを自己申告制の日報として提出させることで勤怠管理と労働時間管理を行っていた企業が多かったのではないかと思います。

新しいタイプの勤怠管理

ですが、近年では雇用される人のうち正規雇用者だけでなくパートやアルバイトといった非正規雇用者が混在するようになっていたり、シフト制やフレックスタイム制によって勤務時間が統一されないような企業も増えているため、単純な打刻式タイムカードでは後の処理が煩雑になってしまうという問題点が生じてきました。

そこで現在多くの企業からのニーズを受けて導入されるようになってきているのが、生体認証などを使った新しいタイプの勤怠管理システムです。
例:生体認証を利用した勤怠管理システム

新しい勤怠管理システムでは、カードという紙面に記録を残すのではなく、打刻された時刻を自動的にサーバーに配信して瞬時に集計作業を行うということもできます。

経費削減という点で見ても、この新しいオンライン式の勤怠管理システムでは正確に従業員の勤務状況を把握できるとともに、月々の残業状況をリアルタイムで把握できるという大きなメリットがあります。

数字の苦手な中小企業の社長さんであっても、導入時にカスタマイズ登録をすることで人件費がどのくらいかを計算なしで計上することができるので、とても使いやすく便利です。

他の財務諸表を合わせて利用することもできるので、社内の状況に応じてシステムを選定してみるとよいでしょう。

モチベーションを下げない人事管理

人を管理するということ

経費削減のための方策のうち、もっとも気を使うべき項目が「人」に関する経費削減です。
具体的には残業代の計算方法の見直しや、ボーナスの査定額の計算方法、退職金制度やその他の福祉制度の見直しです。

賃金に関する部分については特に従業員の反応が過敏になりがちなので、もし本当に経営が苦しく給与額を全体的に見直さなくては企業全体の継続が危ぶまれるような場合にも、しっかり本人に納得してもらえるような粘り強い話し合いが必要になります。

軽々しく人事関連の経費を扱ってしまうと、それまでまじめに勤務していたはずの従業員のモチベーションや忠誠心を著しく毀損してしまうことにもなり、そのあとの経費削減策が成功しにくくなるばかりでなく、横領や隠蔽の温床となってしまう場合があります。

経費削減全体に言えることですが、決して短期的な視点だけにとらわれるのではなく、長期的な利益までを考えた方法を選ぶようにしましょう。

参考リンク:経費削減注意点(経費削減方法ナビ)

従業員のモチベーションを保ちつつ、適切な経費削減をしていくためには、まずトップが自分の責任できちんと計画を立てて都度細かく説明していく透明性がキーポイントとなります。

古いタイプの経営者さんなどにありがちなのが、それまで「なんとなく」で経営をしてきた経験から自分の勘やイメージを過信してしまい、経費削減において場当たり的な方法を従業員に強いるというやり方です。

厳しいようですが、経費削減においては「なんとなく」「他がやっているから」「とりあえず担当者を決めた」といったぼんやり方向の定まらない方法で成功した例はありません。

経費削減の方法を見定める

経費削減の具体的な方法を見定めるには、まずは

1.誰が(who)
2.いつ(when)
3.どのようにして(how)

の2W11Hを最初にきちんと決定しておくことが大切です。
優しい性格の中小企業の社長さんなどでは、「あまり一人に責任を押し付けるのは気の毒だから」と経費削減を社内命題としながらも責任の所在を曖昧にしてことを進めようとするケースもあります。

ですが、責任者や期限が曖昧な方策は簡単に「例外措置」という言い訳を作ってしまうので、結果的に数字となって効果が出るとは到底思えません。

自分の身に置き換えてみるとわかりやすいでしょう。
もし毎月のお小遣いを減らされるかもしれないと思ったら、何か言い訳を用意して減らされない工夫を考えるでしょう。

その気持ちは例え企業という仕事の場所においても同じ心理となって出てくるものであることを忘れてはいけません。

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