Category: 社内でできる経費削減方法 (page 1 of 3)

出張の経費を抑えるポイント

電車

経費がかかりやすい出張

経費削減にあたり、出張はそれと反することが多い業務のひとつです。
電車代や飛行機代、宿泊費や接待費など、出張にはさまざまな経費がかかってきます。

経費が多いものでもありますが、多方面から検討して経費を削減しやすいのも出張業務の特徴。
具体的に節約できる場面をピックアップしていきましょう。

ひとつは交通費。
バブルの頃は、社長や重役の出張ではファーストクラスを予約して、というのが当たり前でしたが、今は社長でもせいぜいビジネスクラスに乗るというのが当たり前になってきました。

そこまで遠くない距離であれば、社長でもエコノミークラスを利用することで、大きな経費削減に繋がります。

次に、出張が早い段階で決まっているのであれば、早割などを利用してお得なチケットを手配するというのも経費削減のポイントです。

早割では変更などができないチケットも多いので、事前にきちんと計画を立て、変更の入らないように出張を計画することも、経費削減に繋がります。

宿泊においては、やはりあまり贅沢な宿泊施設を利用しないというのが前提です。
ただ、慣れない場所に宿泊するのに、あまりに不衛生なところに泊まるというのは出張している社員もいやだと思いますので、バランスのとれた宿を見つけることが大切。

最近はビジネスホテルもコストパフォマンスが高いところが多いので、安価で快適なホテルが増えています。

無駄な出張をしないようにする

そもそも、その出張は必要なのか、ということを考えてみることも重要になります。
視察系の出張が多い企業もあるかと思いますが、視察においては頻度や場所をよく検討して、本当に必要だと思うときに行うのがベターです。

昔は経費を使うことが重要だったころもありましたが、今は経費を削減していく時代。
無駄な出張は避けて、本当に必要だと思う出張業務のみ遂行しましょう。

日帰りできるのであれば、日帰りすれば宿泊代もかかりません。
飛行機で行くような場所でも、十分日帰りをすることは可能ですよね。

どうしても宿泊の必要があるということであれば、このときにやっておける仕事をどんどんピックアップし、1分でも無駄な時間を過ごすことがないように業務計画を立てるようにしましょう。

無駄な宿泊をやめることで、現場の業務にも支障を出さなくて済みます。

ただし、あまり社員に無理をさせてしまい、体調を崩すことがないように配慮するのも企業の大切な仕事ですので、あくまでもバランスよく出張計画を立てるようにしてください。

出張の多い企業であるほど、都度経費削減を意識することで、年間で見てとても大きな節約をすることができます。
小さなことから見直しを行い、無駄のない出張業務を行えるように前者で意識していきたいですね。

印刷コストを落とす

コピー機

印刷コストは大小様々な節約ができる

企業を運営するにあたり、プリントやコピーは欠かせない存在です。
この印刷コスト、実はいろいろな面で節約することができるのをご存知でしょうか。

企業ではコピー機やプリンターをリースしているところが多いかと思います。
別々にではなく、複合機をリースしている企業も多いでしょう。

リースの場合、コピーやプリントをカウントして料金が加算されるシステムになっていることが多いようで、その利用料金を抑えるのにもコツがあります。

機器やシステムによりますが、多くの場合がプリントを出力するよりも、コピーをするほうが料金が高く設定されています。

そのため、仮に会議のために1枚の書類を作ったとして、1枚プリントアウトした後に人数分コピーするよりも、人数分最初からプリンターで出力してしまうほうが、費用がかなりやすくなるのです。
これは目からウロコが落ちる話。

1回の使用においての費用は大きなものではありませんが、前者で継続して取り組んだ場合、かなり大きな経費の節約になります。

今までコピーの使用をメインにしていた人はしゅつりょくの時間などが気になるかもしれませんが、実はそこまで大きく変わりません。
ぜひ複数枚の印刷が必要なときは、プリンターからの出力を意識してみてください。

複合機の使用を見直す

リースしている機器自体を見直すというのも経費削減におけるひとつの方法です。
企業で多く導入されている、FAXやプリンタ、コピーの機能が一台で賄える複合機は、省スペース型であることから人気がありますが、それぞれの機器をリースするよりも、カウントされる使用料金が高いというデメリットがあります。

1回のコピー料金やプリント出力料金などが、ひとつひとつの機材をリースするほうが安価になりますので、もしそれなりの広さがあるオフィスであれば、別々にリースしたほうが、長い目で見てかなりの経費削減に繋がります。

機器にもよりますが1ヶ月で1万円以上の節約ができることもあるようですので、年間10万円以上の経費削減になるのです。

そのほか、トナーを補充する際には、1つずつ購入するよりもまとめて購入したほうが割安になるなど、ちょっとした節約をすることで大きな経費削減につながる場面が、コピーやプリンターにおいて多々あります。

毎日使用するものですので、ぜひ意識して使用方法を検討してみてください。

また、無駄な書類のプリントやコピーを控えるというのも基本。一人ひとりに資料として印刷物を配布しなくても、プレゼン資料をプロジェクターで映しながら会議ができれば、資源と経費の節約になります。

無駄を省くということは、経費削減のあらゆる面で重要です。

請求書作成と発送業務の効率化

みえないコストほど大きい

経費削減においては、実にさまざまな場面で取り組むことができますが、中にはまだ気づいていないところで無駄な経費を使ってしまっているということがあります。

そのひとつとして挙げられるのが、「請求書」関連の業務。
請求書の管理や企業への送付などにおいて、実に大きなコストがかかってしまっている企業は意外と多いようです。

請求書を送付するときに、宛名を手書きで書くことにこだわりを持っているという企業もあるようですが、たくさんの企業へすべて手書きの宛名を書いていたら、それだけで1日が終わってしまうどころか数日かかってしまうということも。

大きな人件費の無駄遣いですよね。

また、請求書を管理するにあたっても、パソコンや専用のシステムを使えばかなり効率化できます。
ひとつひとつの請求書を人の手で管理することと比べたら、そのコストは雲泥の差です。

まだ請求書の管理について経費削減を意識したことがなかったという企業は、ぜひチェックしてみてはいかがでしょう。

請求書を管理する便利システム

前述した請求書管理のシステムですが、なんと無料で利用できるものがあります。
システムを導入する費用もかからないのですから、経費削減に繋がらないわけがありません。

「misoca」という請求書管理システムは、請求書関連業務のほかに、見積書作成機能などさまざまな処理を行う機能がついて、なんと月額費用0円で利用できます。

以前は月額費用がかかっていたようですが、その後廃止され、現在では無料に。
毎月の請求業務はもちろん、確定申告も大幅に楽になるそうなので、一度触ってみる価値はありそうです。

そのほかにも、請求書管理システムを探してみると、無料のものがいくつかあるかもしれません。
使用感は人によって違いますので、無料のソフトダウンロードサイトなどで検索してみてもよいでしょう。

ITを駆使して業務の効率化を

そのほか、手書きの宛名書きはもうやめて、宛名作成ソフトの活用など、ITを駆使して請求書発行や送付業務をぜひ効率化することをおすすめします。

手書きの宛名だと先方もわかりやすいかもしれませんが、労力とその効果を比較してみたら、どちらに比重があるでしょう。
経費削減が叫ばれる中、やはり削るところは削っていかないと、効率よい節約はできないのではないかと思われます。

フリーランスは、請求書をメールなどで送ってクライアントとやりとりをすることがあるようです。
こうした形で請求書の送付を行うのも、大きな経費削減に繋がりそうですね。

いろいろな面から節約を考えてみても、まだまだ節約できるところはたくさんあるかもしれません。
まずはフリーソフトを検索するところから始めてみてはいかがでしょう。

経費削減の成功させるためには

経費削減が目的ではないことを理解する

世の中が不景気になり、どの企業でも経費削減が大きく叫ばれています。
今まで無駄が多かったという企業は、ちょっと意識するだけで大きな経費削減を達成することができるかもしれませんが、継続することができなかったり、うまい具合に経費を減らすことができないということもあるようです。

そのため、どんどん経費を減らすことばかりに着目してしまいがちですが、本当の目的は経費削減ではないということを理解している方は、どのくらいいらっしゃるでしょうか。
経費削減を成功させるにあたり、本来の目的を見失わないことはとても重要です。

「経費削減ではなくて何を目的にするのか?」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんね。
最終的な目的は、「会社の利益を増やすこと」。

経費を減らすことではありません。
会社の利益を上げるために無駄をなくすことのひとつとして、経費削減が挙げられているだけなのです。

この点を理解していないと、経費を減らすことばかり考えて、売上を上げるという根本的な部分がおそろかになってしまいますので、目的がずれてしまわないように定期的に意識付けを行うとよいと思います。

常に意識を持つ、全社内で取り組む

経費削減を成功させるには、やはり日頃の意識付けは欠かせません。
社内で経費削減について話し合われた直後は意識できていても、やはり時間が経つとどうしても忘れてしまいがちになります。

特にボールペンやプリントなどの小さな節約においては、常に意識していないとつい無駄にしてしまうので、定期的に社内で話しあったり、周知を徹底するようにしたいですね。

また、周知にあたっても各部署で行うのではなく、全社の人たちが集まるときに、全員に周知することで意識付けはかなり強くなります。

経費削減は個人や部署ではなく、社内全体で取り組むものであるということも社員に自覚していただきましょう。

前述した内容を徹底しながら、あとはコツコツと継続していくことで、一定期間でかなりの経費削減に成功しているはずです。

そのほか、さらに経費削減できる部分がないかを掘り下げていきたいときは、プロの力を借りるというのも成功のポイントになります。

プロを雇うとお金がかかりますが、長い目で見た経費削減の金額を考えたら微々たるものです。
一度の出費で先々の節約ができるのですから、経費削減について自信がないという法人は、コンサルティングなどをお願いするとよいでしょう。

現在では多くの企業が経費削減、節約に成功していて、かなり社内の無駄を省くことができるようになりました。
それらの企業はみな、こうしたコツやポイントを抑え、実行することで成功しています。

これから取り組もうと検討されている企業は、ぜひ参考にしてください。

水道料金を見直してみる

トイレ

小さなことからコツコツと

経費削減にはさまざまな分野がありますが、継続することで大きな経費削減に繋がるのが「水道代」だといわれています。

自宅では水道代の節約のためにいろいろな工夫をしている、という人も、会社だと自分が支払うわけではないからとどんどん水を使ってしまう傾向にあるようです。

例えばトイレ。
特に女性の場合、トイレをするときの音が気になるため、まず1回水を流してから用を足すという人が多いですが、結果1回のトイレに2回水を流していることになりますので、倍の水道代がかかってしまうということに。

これは経費の無駄遣いはもちろんですが、資源の無駄遣いにも繋がりますので、ぜひ早い段階で止めたい習慣です。
現在は百貨店などによくある、流水音が出る機械がありますので、ぜひこういった機械を導入して経費削減に繋げましょう。

機器の導入には経費がかかってきますが、長い目で見たら水道代も資源も節約でき、十分に元は取れます。
今まで2回流していたところが1回になれば、単純計算でトイレ使用における水道代が半分になるのですから。

水道代削減に繋がるシステムを利用する

水道料金の「みなし制度」というのがあるのをご存知でしょうか。

水道代は、使用はもちろんですが、上下水道の排水などにおける処理を含めたさまざまな労力に対する課金と考えてもよいものになります。

けれど、トイレのように出した水がすべて下水道に排水されるのではなく、お茶を淹れて飲むために使用されたり、何らかの利用をして、排水しないこともあるはずです。

こうした排水されない水の量についてしっかりと調査を行い、計算して申請することで、水道代を減免してくれるというのが、このみなし制度になります。

みなし制度は、企業によってはあまり大きな経費削減が見込めないところもありますが、多いところでは3割程度の経費削減が期待できるところもあるようですので、ぜひ検討してみてはいかがでしょう。

ちなみにこうしたみなし制度に対する水道代のコンサルティングを行ってくれる企業があります。
診断自体は無料で行うというところもあるようですので、排水しない水が多いという自覚のある法人は、一度相談してみるのもよいかもしれません。

いつか相談するかもしれないと考えている法人は、水道料金の請求書や領収書を1年分保管しておくことをおすすめします。

光熱費においては、経費削減の中でも短期間で大幅な削減が見込めるものではありませんが、長いスパンで考えたらかなりの経費削減に繋がるというケースもありますし、前述したようなシステムを利用すれば、月換算でも大幅に水道代を節約することが可能です。

業務上水を多く使うという企業、または従業員数が多く、トイレの使用頻度も多いと思われる企業は、水道代に着目して経費削減を検討してみましょう。
思わぬところで大きな節約ができるかもしれません。

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