Category: 社内でできる経費削減方法 (page 1 of 3)

ペーパーレス会議でコスト削減

エコは広がっている「ペーパレス会議」を成功させる秘訣

今はどの企業でもエコということを考慮した取り組みが続けられています。
企業は多くの紙、ペーパーを利用しますが、社内で利用するものや、部署だけで回覧するプリントなどは、ファックスや失敗コピーの裏に印刷するなど、用紙の削減にも力を入れている企業が多くなっています。

でも企業で会議というとき、資料作成の際どうしても多くの用紙を利用します。
大手企業の役員会議というと、とんでもない厚みの資料が役員の人数分用意されます。
こうしたことを考えると、企業が利用する紙の量はかなりの量になると予測されます。

しかしこうした紙は後に捨てる事にもなり、会議資料となると表に出すことができないのでシュレッダーにかけるなどして捨てることになります。
全くエコではありません。
そのため、最近は紙を利用しないペーパーレス会議を導入する企業も多くなっています。
これは紙を節約するということにプラスして、事前準備の時間の削減や整理、保管という面から見ても有効的なことです。

コストに関する周知徹底

ペーパーレス会議をスムーズに導入するとき、この会議がいかにコスト削減になるということを徹底して理解してもらうことが必要です。

紙代をケチるなんてと考える人もいると思いますが、紙代、プリント費用の削減だけではなく、会議の後、資料保管場所に悩むということもなくなりますし、資料作成、更新の時間を削減できること、議事録の共有についてもデータ管理となるのでたやすくなることなど、個人の時間を削減する、作業を楽にするということにつながるということも、理解してもらわなくてはなりません。

ペーパーレス会議がセキュリティに関しても優位だということを知ってもらう

ペーパーレスで会議するとき、セキュリティはどうなの?と心配される声もあります。
しかし、紙の資料の場合、事前配布、また持ち帰ってしまった、さらに紛失したというトラブルもありますし、盗難という危険性も秘めています。

モバイルコンテンツ管理のソフトの導入やセキュリティをシステム的に確保するということで、より高いセキュリティの中、資料を利用できるようになるのです。
つまり、紙よりもずっと安全性が高いということも周知徹底すべきです。

ペーパーレス会議の導入はかなり面倒、セキュリティ面で問題があると思っている企業なども多いのですが、紙媒体の場合、人が管理する、保管するということ、また所有している人が多数存在し、ペーパーレスの場合のようにデータを一元管理できないため、セキュリティは紙媒体にこそ問題があると考えるべきです。

ペーパーレス会議を行うことの意義を、しっかりと会議参加者に理解してもらうことが会議成功の秘訣となるのです。

マイボトルで飲料容器の経費削減

オフィスでもエコな取り組み

オフィスでもエコな取り組みが行われています。
その取り組みというと空調電力の節約のため、壁に緑を作り壁の温度を下げることで空調電力の節約をしたり、制服をエコにして涼しい格好で仕事を行うクールビズで空調の利用をなるべく避ける、また昼間、人がランチで少なくなるときには、照明を消すなどの努力が継続しています。

このほかにも、オフィスでは個人レベルでの取り組みも行われています。
個人レベルの取組としてはマイボトルをもってきてそこにお茶やコーヒーなどを入れることにより、それまで利用していた紙コップを利用せず、エコ活動に活かしています。

企業がこうしたマイボトルのエコ作戦を行っているということもあります。

株式会社アドックインターナショナルの取組

マイボトル、マイカップの取組、給茶機の導入などはかなり前から行っていたというこの企業は、マイボトル、マイカップのキャンペーン促進ということで、紙コップを購入するためには総務部の社員に声をかけて直接購入しないと手に入らないという状態にしています。

給茶機の周辺にはキャンペーンロゴをはってアピールし、こうした促進効果があり、多くの社員がマイボトル、マイカップでお茶などを飲むようになったといいます。
またデスクの上に紙コップがいくつも置いてある光景がなくなり、すっきりとなったことで仕事の効率も上がったようです。

NTT東日本の取組

NTT東日本でもエコについての取組が行われています。
社員等の環境意識を向上させるために、自主的、主体的に環境に配慮した活動をしてほしいと、職場、家庭、地域社会など、様々な生活の中で、環境負荷低減となる行動をするようにと取り組みを推進しています。

もちろん、マイカップも推進されていて、販売機などついては停電の際に利用できる災害対応型に変えていっているそうです。
こうした取り組みを行うことで、年間消費電力を10,660,000kWh削減しようと頑張っています。

紙コップ全廃にしたテルウェル西日本株式会社

この企業は2007年秋から、本社ビル各フロアに設置してある給茶機から備え付けの紙コップを全廃しました。
給茶機でお茶やお水を飲む社員は皆さん、マイカップ、マイボトルを利用されています。
環境にやさしい商品を積極的に扱っていきたいという会社の方針から、利用するものについても、環境にやさしい状態にしようと取り組みを進めてきたのです。

社員もこうした企業の動きで、個人的にエコをしようという気持ちになり、結果、商品づくりにおいても、エコを強く意識した先進的な商品を扱っている企業との取引を行うなど、仕事の面でも、意識改革が進んだといいます。

最初から紙コップがいらない給水器を導入し、販売促進ために全国の支店にも設置していくそうです。

出張の経費を抑えるポイント

電車

経費がかかりやすい出張

経費削減にあたり、出張はそれと反することが多い業務のひとつです。
電車代や飛行機代、宿泊費や接待費など、出張にはさまざまな経費がかかってきます。

経費が多いものでもありますが、多方面から検討して経費を削減しやすいのも出張業務の特徴。
具体的に節約できる場面をピックアップしていきましょう。

ひとつは交通費。
バブルの頃は、社長や重役の出張ではファーストクラスを予約して、というのが当たり前でしたが、今は社長でもせいぜいビジネスクラスに乗るというのが当たり前になってきました。

そこまで遠くない距離であれば、社長でもエコノミークラスを利用することで、大きな経費削減に繋がります。

次に、出張が早い段階で決まっているのであれば、早割などを利用してお得なチケットを手配するというのも経費削減のポイントです。

早割では変更などができないチケットも多いので、事前にきちんと計画を立て、変更の入らないように出張を計画することも、経費削減に繋がります。

宿泊においては、やはりあまり贅沢な宿泊施設を利用しないというのが前提です。
ただ、慣れない場所に宿泊するのに、あまりに不衛生なところに泊まるというのは出張している社員もいやだと思いますので、バランスのとれた宿を見つけることが大切。

最近はビジネスホテルもコストパフォマンスが高いところが多いので、安価で快適なホテルが増えています。

無駄な出張をしないようにする

そもそも、その出張は必要なのか、ということを考えてみることも重要になります。
視察系の出張が多い企業もあるかと思いますが、視察においては頻度や場所をよく検討して、本当に必要だと思うときに行うのがベターです。

昔は経費を使うことが重要だったころもありましたが、今は経費を削減していく時代。
無駄な出張は避けて、本当に必要だと思う出張業務のみ遂行しましょう。

日帰りできるのであれば、日帰りすれば宿泊代もかかりません。
飛行機で行くような場所でも、十分日帰りをすることは可能ですよね。

どうしても宿泊の必要があるということであれば、このときにやっておける仕事をどんどんピックアップし、1分でも無駄な時間を過ごすことがないように業務計画を立てるようにしましょう。

無駄な宿泊をやめることで、現場の業務にも支障を出さなくて済みます。

ただし、あまり社員に無理をさせてしまい、体調を崩すことがないように配慮するのも企業の大切な仕事ですので、あくまでもバランスよく出張計画を立てるようにしてください。

出張の多い企業であるほど、都度経費削減を意識することで、年間で見てとても大きな節約をすることができます。
小さなことから見直しを行い、無駄のない出張業務を行えるように前者で意識していきたいですね。

印刷コストを落とす

コピー機

印刷コストは大小様々な節約ができる

企業を運営するにあたり、プリントやコピーは欠かせない存在です。
この印刷コスト、実はいろいろな面で節約することができるのをご存知でしょうか。

企業ではコピー機やプリンターをリースしているところが多いかと思います。
別々にではなく、複合機をリースしている企業も多いでしょう。

リースの場合、コピーやプリントをカウントして料金が加算されるシステムになっていることが多いようで、その利用料金を抑えるのにもコツがあります。

機器やシステムによりますが、多くの場合がプリントを出力するよりも、コピーをするほうが料金が高く設定されています。

そのため、仮に会議のために1枚の書類を作ったとして、1枚プリントアウトした後に人数分コピーするよりも、人数分最初からプリンターで出力してしまうほうが、費用がかなりやすくなるのです。
これは目からウロコが落ちる話。

1回の使用においての費用は大きなものではありませんが、前者で継続して取り組んだ場合、かなり大きな経費の節約になります。

今までコピーの使用をメインにしていた人はしゅつりょくの時間などが気になるかもしれませんが、実はそこまで大きく変わりません。
ぜひ複数枚の印刷が必要なときは、プリンターからの出力を意識してみてください。

複合機の使用を見直す

リースしている機器自体を見直すというのも経費削減におけるひとつの方法です。
企業で多く導入されている、FAXやプリンタ、コピーの機能が一台で賄える複合機は、省スペース型であることから人気がありますが、それぞれの機器をリースするよりも、カウントされる使用料金が高いというデメリットがあります。

1回のコピー料金やプリント出力料金などが、ひとつひとつの機材をリースするほうが安価になりますので、もしそれなりの広さがあるオフィスであれば、別々にリースしたほうが、長い目で見てかなりの経費削減に繋がります。

機器にもよりますが1ヶ月で1万円以上の節約ができることもあるようですので、年間10万円以上の経費削減になるのです。

そのほか、トナーを補充する際には、1つずつ購入するよりもまとめて購入したほうが割安になるなど、ちょっとした節約をすることで大きな経費削減につながる場面が、コピーやプリンターにおいて多々あります。

毎日使用するものですので、ぜひ意識して使用方法を検討してみてください。

また、無駄な書類のプリントやコピーを控えるというのも基本。一人ひとりに資料として印刷物を配布しなくても、プレゼン資料をプロジェクターで映しながら会議ができれば、資源と経費の節約になります。

無駄を省くということは、経費削減のあらゆる面で重要です。

請求書作成と発送業務の効率化

みえないコストほど大きい

経費削減においては、実にさまざまな場面で取り組むことができますが、中にはまだ気づいていないところで無駄な経費を使ってしまっているということがあります。

そのひとつとして挙げられるのが、「請求書」関連の業務。
請求書の管理や企業への送付などにおいて、実に大きなコストがかかってしまっている企業は意外と多いようです。

請求書を送付するときに、宛名を手書きで書くことにこだわりを持っているという企業もあるようですが、たくさんの企業へすべて手書きの宛名を書いていたら、それだけで1日が終わってしまうどころか数日かかってしまうということも。

大きな人件費の無駄遣いですよね。

また、請求書を管理するにあたっても、パソコンや専用のシステムを使えばかなり効率化できます。
ひとつひとつの請求書を人の手で管理することと比べたら、そのコストは雲泥の差です。

まだ請求書の管理について経費削減を意識したことがなかったという企業は、ぜひチェックしてみてはいかがでしょう。

請求書を管理する便利システム

前述した請求書管理のシステムですが、なんと無料で利用できるものがあります。
システムを導入する費用もかからないのですから、経費削減に繋がらないわけがありません。

「misoca」という請求書管理システムは、請求書関連業務のほかに、見積書作成機能などさまざまな処理を行う機能がついて、なんと月額費用0円で利用できます。

以前は月額費用がかかっていたようですが、その後廃止され、現在では無料に。
毎月の請求業務はもちろん、確定申告も大幅に楽になるそうなので、一度触ってみる価値はありそうです。

そのほかにも、請求書管理システムを探してみると、無料のものがいくつかあるかもしれません。
使用感は人によって違いますので、無料のソフトダウンロードサイトなどで検索してみてもよいでしょう。

ITを駆使して業務の効率化を

そのほか、手書きの宛名書きはもうやめて、宛名作成ソフトの活用など、ITを駆使して請求書発行や送付業務をぜひ効率化することをおすすめします。

手書きの宛名だと先方もわかりやすいかもしれませんが、労力とその効果を比較してみたら、どちらに比重があるでしょう。
経費削減が叫ばれる中、やはり削るところは削っていかないと、効率よい節約はできないのではないかと思われます。

フリーランスは、請求書をメールなどで送ってクライアントとやりとりをすることがあるようです。
こうした形で請求書の送付を行うのも、大きな経費削減に繋がりそうですね。

いろいろな面から節約を考えてみても、まだまだ節約できるところはたくさんあるかもしれません。
まずはフリーソフトを検索するところから始めてみてはいかがでしょう。

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