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IP電話でコスト削減

IP電話、利用されていますか

家庭でも様々なコストがかかりますが、通信費もかなりかかっているという企業が多いです。
スマートフォンの通信費用は年々上がっていくというところが多く、固定費として支払っている費用を減少させることで、家計への負担を軽減できます。
この通信費用を固定費として費用を減少させるということを考えるときIP電話は、非常に魅力です。

IP電話はどんな電話?

IP電話というのは、インターネット回線を利用した電話の総称で、インターネット回線を使うことで、料金は距離に関係することなく全国一律となります。
通常、電波、電話回線などを利用して通信するため、料金が高いのですが、IP電話はいたーネット回線を利用して通信しているので、費用がかなり安くなるのです。

スマホで普及しているラインや、パソコンで利用されていたSkypeなどがこのIP電話です。
スマートフォンにアプリをダウンロードして利用できるタイプと、インターネットプロバイダに申し込みを行い利用できるタイプがあります。

ラインやスカイプのほかにも、NTTコミュニケーションズ株式会社の050plusなどがあります。
インターネットプロバイダを利用するものは、東日本電信電話株式会社の「ひかり電話」などがこれにあたります。

家計に占める通信費

実際に家計に占める通信費はどのくらいの物なのでしょうか。
総務省調べによると、電話通信に関連する支出について、固定電話の支出はかなり減少していますが、移動電話などは増加傾向です。
家計の消費支出の4%くらいといわれています。

固定電話と比較すると、移動電話の費用は2.7倍ほどです。
専業主婦が少なくなり女性の多くが働くようになって、家族が家にいる時間が少なくなったことで、固定電話ではなく移動電話の費用が掛かるようになったといわれています。

移動電話でほとんどの事が事足りてしまうので、固定電話の必要性が低くなり、次第に利用しなくなったということも、通信費用の増大につながっていると考えられます。

実際どのくらいの金額か?

実際に家庭の中でどのくらいの費用を支払っているかというと、平成28年5月の調査では、2人以上の世帯で1ヵ月の消費支出は28万円くらい、これから住居費を覗くと25万ほどです。
そこから通信費は1万4千円ほどかかっており、年間17万円も支出しているのです。
1ヵ月あたりの消費支出に対する割合で行くと、消費支出全体の5%暗いが通信費に消えているということになるのです。

これはかなりの金額です。
こうした金額を少しでも抑えるために、やはりIP電話の導入を考えてみるべきでしょう。
IP電話にすることで、通信費用を削減できれば、貯蓄に回すこともでき、貯蓄できない、という人も、少し余裕が出てくるでしょう。

多くのプランが存在する法人用携帯電話

携帯電話

経費節約の要ともいえる携帯電話

社内通話用の携帯電話を支給している企業は多いかと思います。

最近は携帯電話の使用においてもかなり厳しくなってきていますので、会社の携帯でプライベートな会話をするという社員はあまりいないようですが、こうした不正利用がないようにする、少しでも経費削減に繋がる利用方法をするために、多くのキャリアでさまざまな法人プランを用意しています。

法人が携帯を社員に支給するにあたり、抑えておきたいポイントがいくつかあります。
ひとつは、通話時間と通話料金を把握できること。

場合によっては発信先が確認できるということも重要かもしれません。

法人利用では多くの台数を必要とすることもありますので、1台あたりの基本使用料が少しでも安いということも大切です。
また、割引サービスが多数用意されていて、企業のニーズと合ったお得なサービスがあるかということもぜひ抑えておきたいですね。

こうしたポイントを満たし、それぞれの企業に合ったサービスを提供しているキャリアやプランを選んで利用するとよいでしょう。

必要なものは導入、不要なものは省くというメリハリを

「そもそも社用携帯なんて支給しなければいい」という企業もあるようですが、企業によってはやはり必要になってきます。
今は企業全体で土日が休み、という会社は実に少なくなってきており、土日も営業していて、それぞれがシフトで休みを取るというところが増えてきています。

管理職になると、自分が休みのときに会社から連絡が入ってくることも多く、そのときに社用携帯がないと、自分の携帯で対応することになるわけですが、折り返しだなんだと利用していると、プライベートの携帯料金が大変な金額になってしまうことがあるようです。

経費を削減するために、社員に負担をかけるのはもってのほか、あまりひどくなるとブラック企業扱いされてしまいかねませんので、必要なものはきちんと導入するようにしましょう。
そのためにも、いかに効率よく利用するかということが大切になるのですね。

もし、社用携帯の支給にどうしてもリスクがあると感じるのであれば、携帯電話を利用しない連絡方法を見つけておくというのもひとつの方法です。

プライベート携帯に設定できる社用メールやコミュニケーションシステムを導入して、そちらから連絡をとりあうことができるようにすれば、社用携帯を支給する必要はなくなります。

また、社用携帯がどのように利用されているかということの見直しを行ってみてもよいでしょう。
あまり重要でないことに社用携帯が利用されているということであれば、支給を取りやめるという方法もあります。

本当に社用携帯が必要なのか、それはどうしてなのかということを見直してみて、その上で必要だと判断した場合は効率よく利用できるプランを探すというのがベストだと思います。

ITコストの削減

プリンター

ITで経費は削減?増加?

経費を削減するために、ITを積極的に導入する企業は多いです。
例えば、パソコンやプリンターを使えば、郵便物の宛名を手書きせずに手軽に作成、印刷ができるので、人件費の削減に繋がります。

ほかにも、これまで手作業で行っていたものを、ロボットを導入することで人件費を削減できるなど、ITが持つ力というのはとても大きいです。
しかし、ITが逆に経費の無駄遣いに繋がってしまっている企業もあります。

各部署にまでは必要のないIT機器をすべての部署に導入することで、無駄な経費を使ってしまっているというのはよくあるパターン。

こちらもプリンターなどに多いかもしれません。
あまり印刷物のない部署であれば、隣接する部署と共用で使用すればよいところを各部署におくことで、大企業になればなるほど無駄遣いも大きくなっていきます。

ITを経費削減に活用するか、それとも無駄遣いにしてしまうかは、それぞれの企業の判断がとても重要になるところです。

使いどころを間違えない

お金の使い方というのは簡単なようで奥が深いもの。
これは個人も企業も変わりません。
企業では動くお金が大きいので、使うところと締めるところの判断はさらに重要になります。

ITでしっかりと使っておくべきなのは、セキュリティソフトのライセンスです。
企業で使用されている各パソコンのセキュリティの確保は、ITを利用する上で何よりも重要。

ライセンスを追加購入せずに、もしもスパイウェアやウィルスに感染してしまった場合、ライセンスを追加購入する費用よりも除去作業のほうがよほどお金も労力もかかってしまいます。

それよりも、パソコンを導入するたびにきちんとセキュリティソフトのライセンスを購入し、都度インストールを行うほうが、経費削減にも仕事の効率化においても効率的です。

ちなみに法人の場合、ライセンス数によって割引制度などもあるようですので、こうしたシステムを賢く使うことをおすすめします。

より深いITによる経費削減

そのほか、プロジェクトごとに使用しているデータや、各部署で使用しているデータが共通している場合、それらを統合することで仕事と経費の効率化が図れます。

それぞれのデータを管理したり、データベースの運用を行うにはやはり労力と経費がかかりますので、それを一本化して共有すれば、その分の経費が節約できるという考え方です。

ただし、データベースを共有する際には、その運用においてさまざまな工夫が必要になりますので、実践するための経費はかかってきてしまいます。

とはいえ長い目で見て経費削減に繋がるのであれば、早い段階で実践するのが得策です。

ほかにもITを駆使することで、さまざまな場面で経費削減をすることが可能となります。
情報収集しやすい分野でもありますので、ぜひITを経費削減ツールとして活用してみましょう。

コスト削減支援サービスの利用

長期的な計画が理想

業務改善をするときにはムダとなる部分のコスト削減が重要になってきます。
ですが、ずっと同じ社内で勤務をしてきた人たちにとって、急にそれまで使用してきた方法をがらりと変えてコストを減らせるようにしろといってもなかなかすぐにはできることではありません。

むしろただ闇雲に「コスト削減、コスト削減」ということばかりを意識して業務を行うようにしてしまうと、それまではなかったようなミスや事故が引き起こされてしまうようなこともあります。

そのような間違ったコスト削減を起こさないようにするためには、プロの目線からどの部分の業務でコスト削減ができるかということを見極めてもらうことが大切になります。

業務改善によるコスト削減を第三者の視点からチェックしてもらうためのサービスは、現在かなり多数の企業から提供されています。

そのほとんどが企業コンサルタントによるものですが、中にはシステム導入を勧めるIT系企業や、特定の分野に特化したアウトソーシング企業といったものもあります。

プロの目で見極めてもらう

しかしまずは部分的にではなく企業全体を総合的に判断して改善部分を発見できるよう、総合コンサルタント企業からのチェックを受けることをおすすめします。

コンサルタントによるコスト削減支援サービスの種類としては、まずその業種に適した新たなシステム導入をするという方法が一般的です。

それまで紙面や口頭でなんとなく行っていた連絡や工程チェックも、システムとして管理をするようにしていくことで生産管理を一元的に行うことができるようになります。

そのためのシステムも、かつては自社開発として莫大な費用がかかったものですが、現在ではIT系コンサルタント企業が複数の企業の改善計画から共通する項目を精査して使いやすくしたパッケージングソフトが用意されているので、以前にくらべてかなり安く導入ができるようになっています。

代表的なサービスとして「Cost Navi」という株式会社TRY Linkが提供するものがあります。
TRY Linkはもともとコスト削減サービスに特化した業務を行う企業ですが、そのための方法として最初にその企業の明細書を受け取り調べて受注時のムダがないかといったことを細かく調べていきます。

その企業で毎月かかる固定費の中でどの部分を削ることができるかということを、過去の事例をもとに分析して新たな業務改善策を提案していきます。
税理士や公認会計士の仕事から一歩進んだ業務改善方法と言えます。

株式会社TRY LINK : Cost Navi

採光と照明による削減策

昼光照明とは

光熱費の削減のためには、照明の位置や形状を工夫するとともに、昼の間に室内に差し込む昼光照明(ちゅうこうしょうめい)を上手に使用していく必要があります。

オフィス内の照明というとどうしても均一に照明が配置されていることが多く、昼夜をとわずにカーテンなどで外からの光を遮り、人工的な照明によって業務に必要な灯りを維持していることがほとんどです。

そのため、晴れている日も曇っている日も、夏も冬も同じような光熱費の使用料がかかってしまい、常に高いランニングコストがかかっていってしまうことになります。

そこで最近そのような光熱費の無駄をなくすために多くの新築ビルディングで導入されているのが建物全体やその室内で必要とされている光量をあらかじめ把握した上で電灯を配置するという方法です。

採光計画を取り入れる

これらは「採光計画」といわれることもあり、その建物がどのような位置にあるかにより、昼の時間帯にどのくらいの光が差し込むかを考慮したりして設置する電灯の種類や位置を決めていきます。

例えば広い室内の場合、窓に近い席と内側の席とでは光の差し込み具合がかなり大きく異なります。
同じように天井からの蛍光灯で均一に照らされていると、窓際では明るくなりすぎてしまい、反対に部屋の奥では十分に明るさが維持できなくなったりします。

そこで窓にはブラインドや二重窓などにより差し込む光の量を制御できるしくみをいくつか用意するとともに、採光具合に応じた照明を配置していくという計画をたてます。

またオフィス内においては、作業を行う人は人の顔やモノがはっきりと判別出来る程度の灯りとともに、手元で作業を行うための明るさの強い灯りという二種類の明るさが必要となります。

そこで窓際と奥の部屋とでは昼間の光の入り方に応じた照明をつけるとともに、夕方や夜になるにつれて少しずつ光の量が調節できるようにしていきます。

また、それほど明るさの必要がない社員食堂やカウンター、休憩室においては明るくなりすぎないような間接照明をふやし、使っていない空間部分についてまで余計な電灯がつかないようなく風をしていきます。

最近都内などでは全面ガラス張りの建築物も増えてきましたが、これは外観の美しさのみならず、昼光照明をより多く室内に取り入れることができるようにしたというメリットがあるものです。

ガラス張りのデメリットであった夏の過剰な熱負荷をおさえる熱反射ガラスなども登場しており、快適なオフィス環境が整えられてきています。

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