極端な削減はむしろマイナスになることも

経費削減を考える時、どうしても一気に効果を上げたいと思うあまり極端な方法をとってしまったり、突然大幅な変更をかけようとしてしまったりしてしまいがちです。

しかし実際の経費削減成功例を見てみると、それほど大がかりなことをしたという例はあまりなく、どちらかと言えば小さなアイディアを元に改善計画の輪を広げていくことで可能になったという例の方が圧倒的に多くなっています。

具体的に言えば、業務を改善するために大規模なシステム開発を行おうとする場合には、かなり長い時間や費用が必要になりますし、そもそも担当する管理者が業務内容とシステム開発に関わる知識がなければ適切に行うことはできません。

案外そうして大規模プロジェクトとして行ってみた改善計画が導入をしてみたらむしろロスやミスが増えて導入以前よりも悪くなってしまったというようなこともあります。

業務改善をするときに最も大切になるのは、実際にその業務をしている人たちの気付きを活かした方法にするということです。

他社で成功したから自社でも成功するとは限らない

例えば他社で大成功したシステムだからといって、それをまるごと移植した形で導入をしても社内の業務に適応しない部分が多く出すぎてしまうようではむしろ効率は悪くなっていってしまいます。

業務改善計画ありきでそれに業務を無理に合わせていくのではなく、あくまでも現存の業務内容をもとに、どの部分をどう直していくかを考えていくようにしていきます。

そのためには、ちょっとしたアイディアを社内から集めつつそれをどう生かしていくかを管理者やリーダーが考えていくようにします。

業務改善のための効率化のポイントとなるのは、現場からのアイディアです。
例えばそれまでバラバラの部署や形式でやっていた業務を一括してできるようにしたり、同じような仕事を行うときに前回までの記録を利用しやすくするといったことです。

普段の業務の中で「こうすればもっと早く・安くなるのに」という考えを思いついたら、それをきちんと報告できるようなシステムを整えていくことで大きな改善計画もしやすくなります。

そのためには誰がどんな業務をしているかということをお互いに把握できるようにする「見える化」も大事なポイントになってきます。

ただし末端から上がってきた改善計画については、途中でブレることなく最後まできちんとやり通すということも成功のための重要なポイントになります。

一方的ではなく全員参加型の改善計画をめざしましょう。