エコは広がっている「ペーパレス会議」を成功させる秘訣

今はどの企業でもエコということを考慮した取り組みが続けられています。
企業は多くの紙、ペーパーを利用しますが、社内で利用するものや、部署だけで回覧するプリントなどは、ファックスや失敗コピーの裏に印刷するなど、用紙の削減にも力を入れている企業が多くなっています。

でも企業で会議というとき、資料作成の際どうしても多くの用紙を利用します。
大手企業の役員会議というと、とんでもない厚みの資料が役員の人数分用意されます。
こうしたことを考えると、企業が利用する紙の量はかなりの量になると予測されます。

しかしこうした紙は後に捨てる事にもなり、会議資料となると表に出すことができないのでシュレッダーにかけるなどして捨てることになります。
全くエコではありません。
そのため、最近は紙を利用しないペーパーレス会議を導入する企業も多くなっています。
これは紙を節約するということにプラスして、事前準備の時間の削減や整理、保管という面から見ても有効的なことです。

コストに関する周知徹底

ペーパーレス会議をスムーズに導入するとき、この会議がいかにコスト削減になるということを徹底して理解してもらうことが必要です。

紙代をケチるなんてと考える人もいると思いますが、紙代、プリント費用の削減だけではなく、会議の後、資料保管場所に悩むということもなくなりますし、資料作成、更新の時間を削減できること、議事録の共有についてもデータ管理となるのでたやすくなることなど、個人の時間を削減する、作業を楽にするということにつながるということも、理解してもらわなくてはなりません。

ペーパーレス会議がセキュリティに関しても優位だということを知ってもらう

ペーパーレスで会議するとき、セキュリティはどうなの?と心配される声もあります。
しかし、紙の資料の場合、事前配布、また持ち帰ってしまった、さらに紛失したというトラブルもありますし、盗難という危険性も秘めています。

モバイルコンテンツ管理のソフトの導入やセキュリティをシステム的に確保するということで、より高いセキュリティの中、資料を利用できるようになるのです。
つまり、紙よりもずっと安全性が高いということも周知徹底すべきです。

ペーパーレス会議の導入はかなり面倒、セキュリティ面で問題があると思っている企業なども多いのですが、紙媒体の場合、人が管理する、保管するということ、また所有している人が多数存在し、ペーパーレスの場合のようにデータを一元管理できないため、セキュリティは紙媒体にこそ問題があると考えるべきです。

ペーパーレス会議を行うことの意義を、しっかりと会議参加者に理解してもらうことが会議成功の秘訣となるのです。