文書

本来の目的を明確にする

経費削減をするときには、本来の目的がきちんと達成できるかどうかを考えながら行うようにすることが大切です。

一昔前には、無駄な紙の廃棄を防ぐため一度コピーをした紙の裏側にもコピーをすることを義務付けた企業が多く見られていましたが、裏紙コピーをすることでコピー機のローラー部分にインクがついてしまい劣化を進ませてしまい、さらに読み取り機内にとれない汚れをつけてしまうようなマイナス作用もありました。

さらには一度使用した紙についていたクリップやホチキスを外し忘れてしまう人も多かったことで、コピー機の寿命を縮めトータルとして経費はむしろ増やしてしまうことになったという事例があったのです。

目先の利益より長期的な削減を

このような事例で考えなければいけないのが、経費削減をするときには目の前の小さな利益ばかりに気を取られるのではなく、長期的に固定費を減らす方法を考えるということです。

コピー機ばかりでなく、光熱費においてもこまめに電源をつけたり消したりするようにしたことで反対に立ち上げ時にかかる電気料がかかるようになってしまったり、オフィス内の電灯の数を減らしてしまったことで、作業効率が落ちてしまったというような失敗例はあげればきりがありません。

とはいえ、経費削減策として行う場合、そのようなこまかい失敗例も全く役に立たないというわけではありません。
経費削減を社内全体で行うときには、まずは「固定費を削減するための努力をする必要がある」ということを社内全体に意識させるようにしなくてはいけません。

コピー機における裏紙の使用や電源のこまめなオフは、少なくとも初期段階でのコスト削減意識を植え付けるためには有効な手段です。

まずは、社内の意識改善から

実際の効果を考えての施策は2段階目として、まずは社内全体の意識を一つの方向に向けることを優先的に考えましょう。

経費削減をするときにもう一つ気をつけたいのが、経費削減をするために他の面でマイナスとなるような要因がないかということです。

例えばコピー機の裏紙使用においては、裏紙には他の取引先には見せたくない重要な情報が記載されてしまっていることがよくあります。

注意をしているつもりでも、社内資料に日常的に裏紙を使っていると、客先にもついつい持ち込んでしまったりしがちです。
営業担当者などは自分自身の営業成績にかかわらない情報が漏れてしまうことには意外に鈍感なものです。

経費削減をするときには細心の注意を払い、目先の利益にこだわらない方法を選んで実践していきましょう。