コピー機

印刷コストは大小様々な節約ができる

仕事をする上でプリンターやコピー機は資料を準備するために欠かすことができない存在です。
しかしながら、毎日使うからこそ嵩む印刷コスト。
実はいろいろな面から節約することができるのをご存知でしょうか。

現在、プリンターやコピー機を仕様するためにリースで契約をしている企業は多いでしょう。
両方の機能が備わった大型複合機をリースしている企業もいらっしゃると思います。

リースの場合、白黒・カラー印刷により単価が変わり、1枚プリントごとに料金が加算されるカウント制の支払いになっていることが多いですが、その利用料金を抑えるにもコツがあります。

機器やシステムによりますが、多くの場合がプリントで出力するよりも、コピーをするほうが料金が高く設定されています。
そのため、仮に会議のために1枚の書類を作ったとして、1枚プリントアウトした後に人数分コピーするよりも、人数分最初からプリンターで出力してしまうほうが、費用がかなりやすくなるのです。
これは目からウロコが落ちる話ですね。

1回の使用においての費用は大きなものではありませんが、前者で継続して取り組んだ場合、大きな経費の節約に繋がります。

今までコピーの使用をメインにしていた人は印刷の出力の時間などが気になるかもしれませんが、実際にはそこまで大きく変わりません。
ぜひ複数枚での印刷が必要なときは、プリンターからの出力を意識してみてください。

複合機の導入内容を見直す

リースしている機器自体を見直すというのも経費削減におけるひとつの方法です。

企業で多く導入されている、FAXやプリンタ、コピーの機能が一台で賄える複合機は、省スペース型であることから人気がありますが、それぞれの機器をリースするよりも、カウントされる使用料金が高いというデメリットがあります。

1回のコピー料金やプリント出力料金などが、ひとつひとつの機材をリースするほうが安価になりますので、もしそれなりの広さがあるオフィスであれば、別々にリースしたほうが経費削減に繋がります。機器にもよりますが1ヶ月で1万円以上の節約ができることもあるようです。

そもそものリースの契約費用自体が高い場合は、プリンターのレンタルで経費削減を試みてはいかがでしょうか。レンタルの場合は定額制で、モノクロもカラーも単価に関係無く刷り放題というサービスが多いため、リースからレンタルに切り替える企業も増加しています。

その他にもトナーを補充する際には、1つずつ購入するよりもまとめて購入したほうが割安になる等、ちょっとした節約をすることで大きな経費削減につながる場面がコピーやプリンターにおいては多々あります。
毎日使用するものですので、ぜひ意識して使用方法を検討してみてください。

また、無駄な書類のプリントやコピーを控えるというのも基本です。
参加者全員に印刷物を配布しなくても、プレゼン資料をプロジェクターで映しながら会議ができれば、資源と経費の節約になります。

無駄を省くということは、経費削減のあらゆる面で重要です。